Подпишитесь на рассылку новостей и получите в подарок мою книгу

email: marsel.ziganshin@gmail.com​​

  • Black Vkontakte Icon
  • Black Facebook Icon
  • Black Instagram Icon
  • tg

Если не удалось найти письмо, проверьте папку «Спам»

Контакты

Как мы стали выпускать нужные задачи точно вовремя в информационной системе «Додо ИС»

18.08.2016

О системе канбан

 

Как я уже писал здесь, информационную систему в «Додо» создает команда, люди, которые на своем опыте знают принципы работы пиццерий и на основе этого — как можно улучшить ИС.

 

Однако мы столкнулись с проблемой — процесс создания ИС был непрозрачным: невозможно было сказать, какие задачи на каком этапе работы находятся. Тем более было сложно угадать, когда по времени будет выполнена та или иная задача. Все это очень затрудняло процесс работы и значительно тормозило его. Чтобы решить эти проблемы, мы решили ввести канбан.

 

Канбан — это японский термин, который дословно можно перевести так: «кан» — видимый, визуальный и «бан» — доска, карточка. Система канбан активно используется на заводе Тойота, где благодаря ей предприятию удается работать в соответствии со спросом, не обрастая складами и лишними деталями, но вовремя производя новые.

 

В первую очередь канбан — это процесс по выполнению задач и достижению целей. Его главная цель — это уменьшение незавершенной работы.

 

Канбан позволяет сделать работу предприятия максимально эффективной за счет тех правил, которые он устанавливает. Их всего три, это — необходимость визуализировать процесс и необходимость ограничивать незавершенную работу на каждом этапе, а также необходимость измерять время и оптимизировать процесс, чтобы сокращалось общее время.

 

Канбан дает большую свободу и возможность адаптировать его под особенности любого производства в зависимости от его проблем и целей.

 

Если вы читали книгу «Цель: процесс непрерывного совершенствования» М. Голдрата или мою статью о ней здесь, то вы увидите, насколько описанные процессы и проблемы завода схожи с процессами и проблемами разработки информационной системы. И насколько эффективно решения, предложенные в книги, применимы на практике.

 

Итак, приняв решение внедрить систему управления канбан, мы начали с первого условия — визуализации.

 

Визуализация потока работы

 

Для визуализации первым шагом мы проанализировали весь процесс нашей работы. Через какие стадии проходит продукт, прежде чем попасть к клиентам — менеджменту нашей пиццерии? В нашем случае это: бизнес-аналитика, системная аналитика, разработка, тестирование и конечный этап «готово».

 

В задачи бизнес-аналитики входит выяснить, за счет чего можно улучшить ИС. Системная аналитика оценивает, можно ли технически внедрить эти задачи в систему, и насколько это будет эффективно. Разработка — это непосредственно процесс внедрения задач в программу, а тестирование — проверка продукта на вероятные ошибки и сбои в функционировании системы. Последний блок «готово» отражает задачи, прошедшие через все этапы канбан доски.

 

После того, как мы определили блоки, всю работу каждого из них мы разбили на отдельные задачи, которые необходимо сделать: выписали их на карточки и поместили на доску в нужный блок. Одна карточка — одна задача. В зависимости от степени ее выполнения она перетекает из одного блока в другой, пока не достигнет «готово». Ее путь называется «потоком», что, кстати, очень напоминает «проток» из книги «Цель» М. Голдрата.

 

Чтобы не путать один проект с другим, мы разделили карточки по цветам — каждый проект имеет свой цвет.

 

Когда мы выполнили все вышеперечисленные пункты, процесс работы стал более прозрачным и систематизированным. Мы были довольны полученным результатом и остановились на этом этапе, не применив второе ограничение канбан. Но, чтобы канбан выполнял свои функции, мало его внедрить, нужно внедрить его полностью и хорошо, в чем мы убедились на своем примере.

 

 

С какими проблемами мы столкнулись

 

Через некоторое время после внедрения канбан я заметил, что во втором столбце «системная аналитика» образовалось бутылочное горлышко. Готовые задачи не могли пойти дальше из-за образовавшегося затора в блоке «тестирование», поэтому их пришлось прикреплять на другую сторону блока. Как человек, отвечающий за выход задач в ИС, я должен был понять, в чем заключается проблема. По факту тестировщик просто не успевал тестировать все задачи, и именно поэтому возникала незавершённая работа. Фото выше было сделано в октябре, а на доске можно найти задачи за июль и август. Задачи могли проводить на доске много месяцев в ожидании перехода в другой блок.

 

Это очень напоминает ситуацию с заводом в «Цели» М. Голдрата, где не получалось отправить заказ из-за того, что какие-то детали сильно запаздывали, простаивая в бутылочных горлышках. В итоге клиенты не получали заказ вовремя, точно так же, как и в нашей ситуации. Именно эти заторы стали самой большой проблемой, с которой мы столкнулись, внедрив новую систему управления.

 

Из-за того, что задачи застревали в узких местах, никто не мог сказать точно, когда какая задача будет готова — она могла задержаться в одном или в другом блоке на неопределенный срок.

 

Сейчас я понимаю, что это случилось потому, что, выполнив первое условие канбан — визуализацию процесса — мы упустили другое, не менее важное. Это, как я уже говорил выше, ограничение незавершенной работы.

 

Ограничение незавершенной работы

 

Чтобы исправить эту ситуацию и наладить поток, мы решили ограничить одновременно выполняемую работу. Для этого мы установили для каждого блока максимальное количество карточек, которые могут там находиться. В тестировании, к примеру, мы поставили границу в 10 задач. То есть ни одна карточка не может попасть в уже заполненный блок тестирование, пока другая не уйдет из него в «готово».

 

Ограничение потока сразу улучшило ситуацию: процесс стал прозрачным. Запуская новую задачу на канбан доску, я точно знал, когда она появится на сайте. И это было одним из самых главных результатов всей нашей системы канбан.

 

Однако здесь следует соблюдать осторожность: из-за слишком низкого ограничения задач в блоках может случиться так, что сотрудники будут сидеть без работы. Если же ограничение будет слишком высоким, то задачи будут простаивать, и время их выполнения заметно увеличится. Важно найти оптимальный вариант, при котором удастся достичь баланса между производительностью сотрудников и скоростью выполнения задач.

 

 

Как я уже писал, цитируя М. Голдрата — завод, на котором все всё время работают — это очень неэффективный завод. Также получалось и у нас: большое количество задач застревало в различных блоках, создавая узкие места. Чтобы наладить поток нам нужно было уменьшить количество незавершенной работы и позволить некоторым блокам не быть загруженными полностью.

 

Но как бы ни была эффективна система управления канбан, она не принесет результатов, если задачи, проходящие через поток, не будут выбраны верно. Поэтому, чтобы не тратить силы и деньги на задачи, не ведущие нас к цели (о том, какая цель у любого предприятия можно узнать здесь), мы создали определенные фильтры.

 

Прежде чем запустить задачу в канбан, мы проверяем:

1. Поможет ли она снизить текучесть сотрудников?
2. Увеличит ли качество продукта?
3. Повысит ли она выручку?
4. Поможет ли сократить расходы, увеличить эффективность и производительность труда, или уменьшить потери?

 

Каждая запущенная в канбан задача должна менять информационную систему к лучшему и хорошо влиять на хотя бы одну из метрик. Есть ли смысл тратить время и деньги на задачу, которая окажется «списанной», как некоторые детали из завода в «Цели»? В книге детали проверяли на брак до «бутылочных горлышек», чтобы те понапрасну не занимали место в станках. В нашем же случае мы проверяем их до входа в систему.

 

Сегодня мы разрабатываем «Додо ИС», используя не только доску, но и компьютерные программы. 

 

Благодаря канбан процесс разработки системы стал предсказуемым — мы можем сказать, когда новая задача попадет в «готово». Ограничив незавершенную работу, мы больше не имеем заторов, также мы не стремимся максимально загрузить каждый блок. Все это обеспечивает хороший поток и способствует быстрой и качественной разработке Додо ИС. Кроме того, внедрив канбан, мы повысили производительность сотрудников и качество выполняемых задач за счет разделения задач на небольшие отдельные части, с которыми легче работать.

 

Итак, канбан — это не набор готовых ответов, как наладить процесс работы, но это инструмент, используя который можно значительно улучшить систему работы. Он дает достаточно свободы, чтобы вы экспериментировали и искали, как максимально эффективно применить его именно в вашей ситуации. Но в то же время нельзя забывать про его правила, которые являются условиями успешного внедрения системы и ее качественного функционирования.

 

Подписывайтесь на мой Telegram-канал: @marsel_ziganshin

 

Like
Please reload

9 секретов успешного партнерства с франчайзи

21.03.2019

Открываем франшизу на примере двух разных бизнесов

21.02.2019

Как создать франшизу

19.02.2019

Как изменится бизнес-модель «Бизон Пиццы»

11.01.2019

Коммуникации в компаниях: почему важно общаться просто и понятно

28.08.2018

1/6
Please reload