Эффективное управление: Как подготовиться к смене

Менеджер смены — человек, который несет ответственность за результаты смены. Он управляет людьми, процессами на смене, а также прибылью, то есть работает над оптимизацией расходов в ресторане: на оплату труда и продукцию.

Как пройдет смена, зачастую зависит от менеджера. Если менеджер слабый, неактивный, то смена течет вяло, у сотрудников нет мотивации работать хорошо. У сильных менеджеров, которые активно ведут смену, как правило, значительно лучше бизнес-показатели. Сотрудники на этой смене замотивированы и работают быстрее.

Этапы управления сменой

Вся работа по управлению сменой состоит из трёх частей:

До смены,
На смене,
После смены.

В этой статье рассмотрим самый первый этап «Подготовка к смене».

Заполняйте чек-лист готовности к смене

Самый лучший способ запланировать работу смены — сделать обход пиццерии за 30 минут до начала смены и заполнить чек-лист:

Проверьте расстановку сотрудников на смене: справятся ли сотрудники с потоком заказов;
Убедитесь, что хватит запасов коробок и другого упаковочного материала;
Узнайте наличие ингредиентов;
Убедитесь, что продукты расположены по ФИФО и сроки годности соблюдаются;
Проверьте чистоту всех помещений: на мойке, в цехах, в раздевалке, в туалетах, в зале.

Когда вы совершаете обход, обращайте внимание на любые мелочи — они помогут вам оперативно принимать решение в течение смены: проверьте, есть ли ножи для пицц, прихватки для лотков, заряжены ли телефоны курьеров.

Я постоянно сталкивался с ситуацией: если менеджер готовится к смене формально или вообще не готовится, то все идет очень плохо. Наверняка, вы сами сталкивались с тем, что в определенные периоды смены проблемы усиливаются: сотрудники не справляются с огромным потоком заказов, не хватает курьеров, закончились ингредиенты, сломалась овощерезка, неожиданно приехал поставщик. Это происходит чаще всего из-за неправильной подготовки к смене.

Не воспринимайте чек-лист, как что-то ненужное и необязательное. Хорошо составленный чек-лист — это залог качественной подготовки к смене.

Контролируйте поведение перед сменой

Поведение менеджера влияет на бизнес-метрики. Вы всегда чувствуете темп смены, даже до того, как заступили на смену. Очень важно морально подготовиться к смене. Ваше настроение будет влиять на состояние работников, когда вы придете на работу. Подумайте, будет ли работникам приятно работать с вами?

Время 16:00. Иван и Ольга работают пиццамейкерами в горячем цехе. Только что закончился час-пик и менеджер, смена которого начинается в 15:30, готовится приступить к работе. Нужно пополнить запасы ингредиентов на линии, вынести тесто и подмести пол. Менеджер подходит к ребятам.

Ситуация 1:

Менеджер: Иван, что ты делаешь? Ты должен немедленно пополнить запасы, а также подмести полы, они очень грязные. Посмотри сюда! Тут просто безобразие!
Иван: Я только что собирался это сделать.
Менеджер: Ольга, на линии тоже очень грязно. Ее надо немедленно убрать. Вы, двое, когда-нибудь слышали про принцип «Время для уборки есть всегда?»
Ольга: Я только собиралась это сделать.
Менеджер (уходя от них): И кто только здесь работал до меня? Почему мне всегда достается кухня после таких ужасных смен! Я надеюсь, вы уже были на перерыве, потому что времени на это у вас уже не будет.

Ситуация 2:

Менеджер: Иван, привет! О, у вас было много заказов! Вы быстро справились, молодцы!
Иван: Спасибо! Я старался.
Менеджер: Ольга, привет! Как дела?
Ольга: Спасибо! Хорошо!
Менеджер: Кажется вы сегодня хорошо поработали.
Ольга: Да, только закончился пик. Сегодня он был очень интенсивным.
Иван: Мы продали сегодня миллиард пицц!
Менеджер: Это приятно слышать. Ну а сейчас, нам придется вместе поработать, чтобы подготовиться к следующему наплыву: пополнить запасы и прибраться. Иван, подмети, пожалуйста, полы.
Иван: Конечно.
Менеджер: Спасибо! Ольга, а ты протри, пожалуйста, линию начинения.
Ольга: Хорошо. Я еще пополню запасы.
Менеджер: Отлично.

А теперь ответьте на вопросы:

В чем заключается разница между двумя ситуациями? Как отреагировали работники на слова менеджера в ситуации 1 и ситуации 2?
У какого менеджера будет больше влияния на работников в течение смены и в будущем?

Итак, что нужно сделать до начала смены: